نوشته‌ها

نام کتاب: سیستم‌سازی
نویسنده: سم کارپنتر
مترجم: شهاب شکوری – فاطمه سراجی
انتشارات: نخبه‌سازان
تعداد صفحات کتاب: ۳۰۸
موضوع: سیستم‌سازی در کسب‌وکار

سیستم‌سازی

 کتاب سیستم‌سازی در چند عبارت

شما هم اکنون هم یک سیستم در کسب‌وکارتان دارید. اما اگر بدون حضور شما کسب درآمد نمی‌کند، اگر وقت و انرژی زیادی از شما‌ می‌گیرد و اگر کارمندان شما کارشان را درست انجام نمی‌دهند و اشتباهاتی در کارتان تکرار می‌شود و … شما یک سیستم معیوب دارید و باید با سیستم‌سازی درست آن را اصلاح کنید. سیستم‌سازی یعنی بدست گرفتن کنترل کامل کسب کار خود. برای این‌کار باید اصول استراتژیک ( اهداف راهبردی)، اصول اجرایی ( قوانین کسب‌وکار ) و دستورالعمل‌ها (روش‌های اجرای کارها) را برای کسب‌وکارتان تعریف و اجرا کنید. کتاب سیستم‌سازی کسب‌وکار به شما می‌گوید هر کدام از این‌ها دقیقاً‌ یعنی چه و چگونه آنها را اصلاح کنید.

کتاب سیستم‌سازی بدرد چه کسانی می خورد؟

مدیران و صاحبان کسب‌وکار، کارآفرینان، کسانی که می‌خواهند کسب‌وکاری را شروع کنند، مدرسان مهارت‌های کسب‌‌وکار و همه علاقمندان مباحث مدیریت می‌توانند از آموزه‌های این کتاب استفاده کنند. اما اگر کسانی هستید که دائماً‌ ناله می‌کنید کلی کار ریخته روی سرم. وقت ندارم. کلی کار می‌کنم به جایی نمی‌رسم و … دنیای من خیلی با آن چیزی که دنبالش بودم فاصله دارد … کتاب سیستم‌سازی ، کتابی است که برای شما نوشته شده.

مقدمه کتاب به قلم جاش کافمن

جاش کافمن نویسنده کتابهای ” MBA شخصی” و ” بیست ساعت اول ” در مقدمه کتاب ‌سیستم‌سازی به خوبی هر آنچه را شما در این کتاب نیاز دارید بیان می‌کند.
او می‌گوید: در میان کتابهای مربوط به کسب‌وکار ، سیستم‌سازی یکی از بهترین کتابهایی است که تاکنون خوانده‌ام. یکی از کارهای من این است که به افراد خلاق در سراسر دنیا آموزش بدهم که چگونه برای خود کسب‌وکاری سودآور ، لذت بخش و باثبات دست و پا کنند. بنابراین خواندن کتابهای مربوط به کسب‌وکار، به نوعی بخشی از زندگی من است.
معولا هر روز سه سوال از من پرسیده می‌شود :
راه اندازی کسب‌وکار بسیار سخت و پیچیده است. از کجا شروع کنم؟
من زیاد کار می‌کنم اما پول کمی بدست می‌آورم، چطور می‌توانم سود کارم را بیشتر کنم ؟
همیشه احساس اضطراب و نگرانی دارم. چگونه می‌توانم قبل از این که دیوانه بشوم ، کارهایم را مدیریت کنم؟
من برای همه این سوالات یک پاسخ دارم: سیستم‌سازی را یاد بگیرید.
اصولا هر کسب‌وکاری یک سیستم است. یعنی مجموعه‌ای از فرایندها که درکنار هم نتیجه لازم را ایجاد می‌کنند. بنابراین می‌توانید با اصلاح سیستم‌ها و توجه بیشتر به آن‌ها ، به نتایج بهتری دست پیدا کنید. به همین سادگی.
بگذارید بگویم با سیستم سازی چه اتفاقی برای شما می‌افتد:
• کمتر کار می‌کنید و پول بیشتری به دست می‌آورید.
• برای کارهایتان تمرکز و انرژی بیشتری دارید.
• کمتر اشتباه می‌کنید.
• اگر اشتباهی رخ داد آنرا به سرعت برطرف می‌کنید.
• احساس آرامش بیشتری دارید. حواستان جمع می‌شود و ذهن شما تحت کنترل خودتان درمی‌آید.
سیستم‌های با ثبات، محصول ذهنی آرام ، منطقی و واقع بین هستند. این نوع تفکر، مهارتی است که می‌توانید آن را به سرعت بیاموزید و روشی است که می‌توانید برای اصلاح همه جوانب زندگی به کار بگیرید.
من تقریباً هر روز در کسب‌وکارم از آموزه‌های کتاب سیستم‌سازی استفاده می‌کنم و از زمان انتشار چاپ اول این کتاب به مشتری‌ها و نزدیکانم سفارش کرده‌ام که آن را بخوانند.
خوشحالم که شما هم کتاب سیستم‌سازی را در اختیار دارید. سیستم‌سازی به شما کمک می‌کند تا بهتر تصمیم بگیرید، کارهای بیشتری را به نتایج مطلوب برسانید و از مسیر رسیدن به اهدافتان لذت بیشتری ببرید.

مروری بر محتوای کتاب سیستم‌سازی

سم کارپنتر بعد از یک بیوگرافی از وضعیت زندگی خودش به مشکلات شرکتش به نام سنترال که یک شرکت خدمات مخابراتی است می‌پردازد و می‌گوید:
« من برای پانزده سال درنهایت خستگی ، یک لحظه هم دست از تلاش برنداشتم . ساعت‌های طولانی (حدود هشتادساعت در هفته) کار می‌کردم. تمام کوششم این بود تا خود را سرپا نگه دارم و …
او در کتاب توضیح می‌دهد که چگونه با سیستم‌سازی توانست شرکتش را سروسامان دهد و خودش نیز از وضیت خراب گذشته نجات یابد. او علت گرفتاری‌های کاری مردم را اینگونه بیان‌ می‌کند:
« متاسفانه بیشتر مردم تمام وقت خود را صرف درگیر شدن با نتایج ناخوشایندی می‌کنند که از سیستم‌های پنهان و مدیریت نشده نشأت می‌گیرد.»
در ادامه می‌گوید:
«وظیفه شما این است که سیستم‌ها را یک به‌یک بهینه‌سازی کنید. نه اینکه هر لحظه ور هر روز، مضطرب و نگران، درانتظار جوانه زدن مشکلی جدید بنشینید. وظیفه شما خاموش کردن شعله‌های آتش نیست، وظیفه شما جلوگیری از ایجاد آتش است»

سم کار پنتر با سیسمتم‌سازی شرکتش به جای خاموش کردن آتش وقتش را صرف ایجاد محیطی ضد حریق می‌کند. او سیستم‌سازی را در سه مرحله به سرانجام می‌رساند.
• اهداف راهبردی (چشم انداز، ماموریت سازمانی )
• اصول اجرایی (اصول و قوانین شرکت شما)
• دستور العمل‌ها ( روش‌های کار، تکنیک‌ها و تاکتیک‌های انجام کار )
او درادامه می‌گوید سیستم‌سازی اگرچه وقت و انرژی زیادی از شما خواهد گرفت، اما بالاخره که باید برای رسیدن باهدافتان کار کنید. کمی بیشتر تلاش کنید تا این مرحله را پشت سر بگذارید.

ابتدا شما بر روی سیستم‌های کسب‌وکارتان کار می‌کنید،
سپس این سیستم‌ها هستندکه برای شما کار می‌کنند.

قسمت‌های از کتاب سیستم‌سازی

زندگی شما از تعداد بی‌شماری سیستم تشکیل شده، که بسیاری از آنها تحت فرمان مستقیم شما هستند و برخی دیگر به طور خودکار و بدون مداخله شما به کار خود ادامه می‌دهند. نظم و آرامش زمانی در زندگی شما افزایش پیدا می‌کند که سیستم‌های زندگی‌تان را بشناسید و نسبت به بازسازی آنها اقدام کنید.


پیشنهاد می‌کنم این شعار را همه جا همراه خود داشته باشید:
«لازم نیست تمام گام‌هایی را که برای انجام کارهایم برمی‌دارم دوست داشته باشم من فقط باید این گام‌ها را بردارم.»
از هر نه نفر مفهوم این گفته را درک نمی‌کنند و این‌گونه خود را قانع می‌کنند:«اگر من از کاری که انجام می‌دهم لذت نمی‌برم، پس کارم را درست انجام نمی‌دهم!» واقعاً که چه قضاوت نادرستی


یکی از آرامبخش‌ترین و رضایت بخش‌ترین روش‌هایی که من برای مراقبت از سیستم زندگی‌ام دارم، آن سی دقیقه‌ایست که هر روز در خلوت خودم در خانه صرف مدیریت سیستم‌های زندگی‌ام می‌کنم. شاید این ساده‌ترین سیستم من باشد. یعنی نظم دادن سی دقیقه در روز به یک هدف کوچک


شما با هدایت کردن کارمندان خود از طریق روش کاری واضح، زمان زیادی را به دست خواهید آورد. حتی کارمندی که تجربه زیادی هم ندارد بدون هیچگونه کمک و با خواندن روش کار، می‌تواند کار را انجام دهد. در شیوه آموزش تدریجی هیچ اشتباه و شکستی وجود نخواهد داشت.


این را به یاد داشته باشید و باز هم به من اطمینان کنید: به نسبت هر واحد انرژی که شما برای نگارش و توسعه قواعدسیستم‌سازی صرف می‌کنید، صد برابر آن، زمان و سرمایه به شما باز خواهد گشت، من اغراق نمی‌کنم، تازه کمی هم با احتیاط صحبت می‌کنم.

نام کتاب: افسانه کارآفرینی
نویسنده: مایکل گربر
مترجم: کاوش حسین‌تبار
انتشارات: نخبه‌سازان
تعداد صفحات کتاب ۲۸۷
موضوع: کسب وکار- سیستم‌سازی

 

افسانه کارآفرینی

  مایکل گربر نویسنده کتاب خواندنی افسانه کارآفرینی خود یک کارآفرین و مربی توسعه کسب وکار است اما شهرت عمده او به خاطر همین کتاب است تا جایی که او را برخی آقای افسانه کارآفرینی می‌نامند.

 

افسانه کارآفرینی در یک عبارت

اگه فکر می‌کنید چون در یک رشته متخصص شدید می‌توانید یک کارآفرین باشید و توی بازار سری از سرها در بیاورید دچار توهم شده‌اید . باید خیلی چیزهای دیگر را یاد بگیرید. کتاب افسانه کارآفرینی به شما خواهد گفت چه چیز‌هایی

 

 افسانه کارآفرینی به روحیات و دیدگاه‌های یک کار آفرین می‌پردازد و باورهای غلط این حوزه را مورد بررسی قرار می‌دهد.

این کتاب بر اساس گفتگو و مشاوره با خانمی به نام سارا شکل گرفته. سارا خانمی است که سه سال از کسب‌وکارش گذشته او مغازه‌ای دارد که در آن به مردم پیراشکی می‌فروشد. اما اخیراً

کار سارا به قدری خسته کننده شده که نسبت به آن حالت تنفر پیدا کرده . دیگر حتی بوی پیراشکی را هم نمی‌تواند تحمل کند و در این وضعیت با مایکل گربر ملاقات می‌کند.

سارا نماینده همه کسانی است که توهم کارآفرینی دارند. مایکل گربر در ماجرای کمک به سارا نکات مهمی از کارآفرینی و کسب‌وکار را آموزش می‌دهد.

این حالت توهم از نظر گربر « شوک کارآفرینی »  نام دارد  شوک کار آفرینی یعنی این‌که گمان کنید “برای موفقیت در زمینه کسب‌وکار فقط تخصص کافی است “

شوک کارآفرینی چیست؟

اگر یک روز صدایی از درونتان به شما گفت  چرا باید این کار را انجام دهی و برای دیگری کار کنی ؟ تو خیلی بیشتر از کارفرمایت می‌دانی؟ اگر تونبودی او به این موقعیت نمی‌رسید و….

و بعد به امید تخصصتان تصمیم می‌گیرید کسب‌وکار خودتان را شروع کنید. این یعنی اینکه احتمالا شما دچار شوک کارآفرینی شده‌اید!

در واقع کسی که گمان می‌کند با داشتن یک تخصص شرایط لازم برای یک کسب‌وکار را دارد در اشتباه است. نکته مهم در راه اندازی کسب‌وکار تخصص نیست بلکه چگونگی هدایت و پیشبرد آن است. کسی که از این نکته غافل است و تنها به امید تخصصش وارد کسب‌وکار می‌شود به زودی خود را دربند و اسیر محدودیتهای کارهایی می‌بیند که با آنها آشنا نیست و از اینجا کابوس کارآفرینی شروع می‌شود.

سه شخصیت درونی ما

کارآفرین؛ شخصیتی که در آینده زندگی می‌کند و به ندرت به زمان حال ربط پیدا می‌کند.

مدیر؛ شخصیتی قاطع که بدون او هیج برنامه‌ای و نظمی در کار نخواهد بود.

متخصص؛ اهل عمل است و شعارش همیشه اینست که اگر می‌خواهی کاری درست انجام شود خودت انجامش بده.

 این سه شخصیت دائما در وجود ما با هم در جدال هستند و هرکدام سعی می‌کنند خود را غالب کنند معمولاً صاحبان مشاغل فقط ۱۰%  کار آفرین، ۲۰%  مدیر  و ۷۰%‌  متخصص هستند. موفقیت کسب‌وکار ها زمانی رخ می‌دهد که این سه در انسان به تعادل برسند. تعادل بین آنها در دوره‌های مختلف کسب‌وکار متناسب نیز هست.

یک کارآفرین موفق کسب‌وکار را جدا از صاحب آن تجسم می‌کند و همواره ازخود می‌پرسد:

چرا این کسب‌وکار ؟ و او دائما در پی جواب پرسش می‌خواهم بدانم …. است. بنا براین وظیفه کارآفرین اینست که دائما بر دانش خود بیفزاید.

دوره‌های کسب‌وکار؛  کودکی – نوجوانی – بلوغ

کسب‌وکارها مانند انسان هنگام رشد تغییراتی دارند که باید بر اساس آن نیازشان برطرف شود نه مطابق خواسته‌های صاحبان آن

کودکی کسب‌وکار؛  قلمرو فرمانروایی شخصیت متخصص ماست.شخصیت متخصص در این دوره آزاد است در این دوره اگر متخصص را از کسب‌وکار جدا کنید محکوم به تعطیلی است.

در این دوره شما و کسب‌وکار یکی هستید. مشتری هم شما را رئیس کسب‌وکار می‌داند. مشتریان دوستان‌شان را به مغازه شما می‌فرستند و شما هم با آنها دوست می‌شوید اما کم کم همه چیز شروع به تغییر می‌کند. در ابتدا خیلی آهسته اما به تدریج سرعت می‌گیرد و شما عقب می‌مانید زیرا میزان کار از ظرفیت شما فراتر می‌شود. در این مرحله شما مجبورید با سرعت طاقت‌فرسایی کارکنید اما باز هم به کارهایتان نمی‌رسید.

نوجوانی کسب‌وکار؛  در این مرحله شما نیاز به کمک را احساس می‌کنید. کمک تخصصی یعنی یک فرد متخصص و با تجربه. شخصی که می‌داند چه طور کارهای تخصصی که شما دوست ندارید را انجام داده و به اتمام برساند. شخصیت مدیر شما در این دوره فعال می‌شود و شخصیت متخصص شما ممکن است به خواب ‌رود. اما این نوع مدیریت به جای آنکه واگذاری اختیاری کارها باشد بیشتر شکل سلب مسئولیت از کارهایی را دارد که دوست ندارید انجام‌شان دهید. اکثر کسب‌وکارها واگذاری را با کارهای کوچک دفتری شروع می‌کنند و ….

تا اینکه یک روز اتفاق غیر منتظره‌ای روی می‌دهد یک از مشتریان به شما زنگ می‌زند و از رفتار ناشایست یک کارمند شما شکایت می‌کند و … یا از بانک تماس می‌گیرند و می‌گویند حساب‌تان برای یک از چک‌ها کافی نیست و …

در این مرحله احتمالا شخصیت متخصص شما مجبور است سر کار برود و کارها را درست انجام دهد. صاحب کسب‌وکار در این سه راه پیش رو دارد

اول اینکه به مرحله کودکی خود بازگردد

دوم اینکه ورشکسته شود

سوم اینکه در همین مرحله بماند و دست و پا بزند

چهارم اینکه شخصیت متخصص صاحب کسب‌وکار به حالت تعادل برسد ( رشد کند و به مرحله بعد برود )

بلوغ

بلوغ کسب‌وکار؛ آخرین مرحله رشد کسب‌وکارها این مرحله است. کسب‌وکارهای موفق از همان دوره کودکی و نوجوانی خود را برای بلوغ آماده کرده‌اند. آنها از همان ابتدا طوری برنامه ریزی کرده اند که گویی در دوره بلوغ قرار دارند این دیدگاه متفاوت و رمز موفقت و دیدگاه کارآفرینی است.

انسانهای موفق از هر سه شخصیت در جای خودش به خوب استفاده می‌کنند و بین آنها تعادل برقرار می‌کند.

تحول کلی کسب‌وکار

تحول کلی را می‌توان در یک کلمه سیستم‌سازی کردن کسب‌وکار دانست. یعنی فروش کسب‌وکار به جای فروش محصول. نمونه آن کاری است که ری‌کراک درباره مک دونالدکرد .

متخصص عاشق کاری است که خودش انجام می‌دهد و کارآفرین عاشق کاری که انجام می‌‌گیرد.

تفاوت آنها در وسعت و اندازه کاری است که انجام می‌دهند. واینکار با سیستم‌سازی کسب‌وکار معنی پیدا می‌کند. سیستم چیزی نیست که از بیرون وارد کسب‌وکارتان کنید بلکه چیزی است که در حین انجام کار کشف می‌شود.

هدف اصلی کسب‌وکار خدمت به زندگی و بهبود آن است. وقتی به این مطلب پی بردید دیگر مجبور نیستید هر روز برای انجام آن به محل کار خود بروید.

افسانه کارآفرینی

ساخت کسب‌وکار به جای انجام آن

فکر کنید قرار است کسب‌وکارتان پنج هزار مجوز نمایندگی بگیرد، ( مایکل گربر این تعداد را درکتاب ۱۰ اصل موفق‌ترین کسب‌وکار کوچک در جهان، ده هزار بیان می‌کند ) طوری‌که تمام آنها دقیقا مشابه هم باشد. برنامه چنین توسعه‌ای باید قوانینی را حتماً رعایت کنید.

قانون اول: بر اساس ارزش‌های اصلی شرکت یک مدل کسب‌وکار مشخص ایجاد کنید.

ارزش آن چیزی است که پاسخگوی توقعات افراد باشد. در واقع ارزش همان واژه‌ای است‌که وقتی مشتری در حال ترک کردن فروشگاه شماست، راجع به کسب‌وکار شما می‌گوید. ارزش می‌تواند قیمت منطقی یک محصول، وقت گذاشتن برای مشتری، گفتن واژه ساده “متشکرم” یا هر چیز مشابه این باشد.

قانون دوم: سیستمی بسازید که بتواند کارمندان را باکمترین مهارت ممکن در جایگاه‌ها و رتبه‌های خد بکار گیرد.

این کار سبب می‌شود شکاف بین تخصص افراد و سطح تخصص مورد نیاز به سرعت پرشود و کا با کیفیبت بهتری انجام شود. علاوه بر آن کمک می‌کند کسب‌وکار  وابسته به خلق وخوی کارکنان نباشد.

قانون سوم: سیستم خود را به مدلی از نظم بدون خطا تبدیل کنید.

نظم در کسب‌وکار باعث می‌شود که  مشتریان متوجه شوند کارمندان شمابر کارشان مسلط هستند و کارمندان نیز متوجه می‌شوند که شما بر کارتان تسلط کافی دارید

قانون چهارم: دستورالعمل‌های لازم را برای کارمندان‌تان مکتوب کنید.

مکتوب کردن باعث می‌شود کارمندانساختر مدل شما را به خوبی درک کنند وکار را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.

قانون پنجم: محصول و خدمات یکسان و یکنواخت به مشتری خود ارائه دهید.

منظم بودن به تنهایی کافی نیست بلکه باید منظم هم عمل کرد یعنی بایدکارها به روشی یکنواخت و قابل پیش‌بینی انجام شود. مشتری در این حالت حس بسیار خوبی نسبت به کسب‌وکار شما خواهد داشت.

قانون ششم: لباس‌های هم شکل برای کارمندان و استاندارد مشخصی برای طراحی فروشگاه‌ها و دفاتر در نظر بگیرید.

علم بازاریابی نشان می‌دهد تما مصرف‌کنندگان تحت تاثیر رنگ‌ها و اشکال که در بازار وجود دارد قرار می‌گیرند و این در رونق و یا رکود کسب‌وکارتان نقش خواهد داشت.

برنامه توسعه کسب وکار شما

اگر قرار باشد کسی کسب وکارتان را با دوشرط بخرد که

 اولاً نیاز به زحمت فراوانی نداشته باشد

ثانیاً بدون حضور شما به فعالیتش ادامه دهد

چه احساسی‌ خواهید داشت. آیا وظیفه هر بخش و ارتباط آن را با بخش‌های دیگر با افتخار برایش توضیح نمی‌دهید. برای او توضیح خواهید داد که چطور سیستمی ابداع کرد‌ه‌اید که مشکلات را حل کند.

تصورش را بکنید چقدر مشتری از این همه نظم وقابلیت پیش‌بینی و کنترل بی‌نقص تحت تاثیر قرار خواهد گرفت. فرایند این توسعه فرایندی است گام به گام که در کارهای فعلی شما و یا کارهایی که قرار است در آینده انجام دهید این مدل را خلق خواهد کرد.

این برنامه از هفت مرحله مجزا تشکیل می‌شود که آن را در کتاب افسانه کارآفرینی به شرح زیر آمده است

  1. هدف اصلی؛ شامل سوالات فوق می‌شود : اولین گامتان چیست؟چگونه میزان پیشرفت‌تانرا بررسی می‌کنید؟ چگونه می‌فهمید کجایید؟ چشم اندازتان چیست؟ و…… جواب این سوالات در واقع همان استانداردهای پیشرفت در زندگی است.
  2.  هدف استراتژیک؛ نقشه راه شما در کسب‌وکار برای آنکه به هدف اصلی در زندگی برسید
  3. استراتژی سازمانی؛ داشتن یک چارت سازمانی و دستورالعمل انجام کارها
  4. استراتژی مدیریت؛ سیستمی است که  برای بهبود عرضه مدل اولیه شما به بازار عرضه طراحی می‌شود. یعنی توسع همه مهارتهای مربوط به بازاریابی و نحوه عرضه محصول به طوری ‌که خوب کار کند و موثر عمل کند
  5. استراتژی کارمندان؛ پاسخ به این سوال است که، چه کار کنم تا کارمندانم آنچه را من می‌خواهم انجام دهند؟اگر می‌خواهید به هدفتان برسید باید محیطی فراهم کنید که در آن انجام دادن کار برای کارمندان بسیار مهم تر از انجام ندادنش باشد و انجام دادنش موجب شادی و تازگی روحشان شود.
  6. استراتژی بازاریابی؛ آنچه شما می‌خواهید زیاد اهمیت ندارد بلکه آنچیزی که مشتری می‌خواهد مهم است و آنچه او می‌خواهد با آنچه شما فکر می‌کنی او می‌خواهد صد در صد متفاوت است. شما باید او را بهتر از خودش بشناسید.
  7. استراتژی سیستم‌ها؛ در کسب‌وکار شما سه سیستم نرم ، سخت و اطلاعاتی فعالند. سیستم‌های سخت بی‌جانند مثل رایانه . ماشین حساب و… . سیستم‌های نرم شامل جانداران و یا ایده‌ها می‌شوند، مانند خود شما و برنامه‌هایتان سیستم‌های اطلاعاتی مربوط به ارتباط بین سیستم‌های سخت و نرم می‌شود مانند کنترل موجودی کالا ، گزارشها و استراتژی سیستم‌ها یعنی یکپارچگی و انسجام بین این سیستم‌ها